Der Gesetzgeber erlaubt Arbeitgebern, mit steuerfreien und pauschalierten Zuwendungen, seine Arbeitnehmer zu unterstützen. Hierzu zählen zum Beispiel:
- Pauschalierter Zuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
- Pauschalierter Zuschuss für Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung
- Steuerfreier Zuschuss für Kinderbetreuung
- Steuerfreie Überlassung eines Fahrrads
Das Einkommensteuergesetz verlangt, dass diese Zuwendungen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ geleistet werden. Die Rechtsprechung ist bisher davon ausgegangen, dass dies bedeutet, dass die Zuschüsse freiwillig und ohne Rechtsanspruch von Seiten des Arbeitnehmers sein müssen. Da bereits bei „dauernder Übung“, das heißt wenn die Zuschüsse regelmäßig gezahlt werden, ein arbeitsrechtlicher Anspruch entsteht, hat dies bedeutet, dass selbst als freiwillig bezeichnete aber regelmäßig gezahlte Leistungen nicht mehr den Regelungen der Pauschalierung und Steuerbefreiung unterlegen haben. Dies wurde von den Betriebsprüfungen lediglich nicht regelmäßig aufgegriffen.
In einem aktuellen Urteil ändert beziehungsweise präzisiert der 6. Senat des Bundesfinanzhofs diese Gesetzesauslegung. Nach Auffassung des 6. Senats ist „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, der Arbeitslohn, den der Arbeitgeber nur verwendungs- bzw. zweckgebunden leistet.“ Über den ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kann der Arbeitnehmer hingegen frei verfügen und ist nicht an einen bestimmten Zweck gebunden. Auf die Frage, ob es einen arbeitsrechtlichen Anspruch gibt, kommt es daher nicht an.
Eine Änderung bzw. Ergänzung des Arbeitsvertrags, bei welchem der Bruttoarbeitslohn herabgesetzt und verwendungsgebundene Zusatzleistungen vereinbart werden, ist zulässig. Weiterhin nicht zulässig ist die Gehaltsumwandlung. Der BFH definiert diese als „Anrechnung auf den unverändert bestehenden Lohnanspruch“ oder Umwidmung. Gemeint ist dabei die durch den Arbeitgeber einseitige und damit ohne Vertragsanpassung durchgeführte „Optimierung“, da der Arbeitnehmer weiterhin, einen Anspruch auf Auszahlung von verwendungszweckfreien Arbeitslohn hat.
Diese Änderung in der Rechtsauffassung bestätigt die Rechtsprechung des Bundessozialgerichts. Maßgeblich ist auch für das BSG, dass die Umwandlung in einem für die Zukunft geänderten Arbeitsvertrag vereinbart wird und zweckgebunden ist.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie oder pauschalierte Zuschüsse gewähren möchten, bedarf es daher lediglich einer Ergänzung des Arbeitsvertrags. Bitte beachten Sie zusätzlich, dass Zuwendungen an den Arbeitnehmer nur begünstigt sind, soweit diese nachgewiesen sind. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.
Als Gesellschafter-Geschäftsführer und bei Verträgen mit nahen Angehörigen müssen alle vertraglichen Änderungen schriftlich und ausschließlich für die Zukunft dokumentiert werden. Zusätzlich bedarf es der Fremdüblichkeit. Diese kann unter anderem erreicht werden, wenn Sie weiteren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Optimierung geben.
Steuerfreie bzw. pauschalierte Zuschüsse sind in der Regel von der Sozialversicherungspflicht befreit. Sie können daher gegebenenfalls nicht nur steuerlich optimieren, sondern zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge reduzieren. Bitte beachten Sie allerdings, dass es durch die Reduzierung der Sozialversicherungsbeiträge zu einer Reduzierung von Rentenansprüchen für Ihren Arbeitnehmer kommen kann. Sollten Sie hierzu nähere Informationen oder Berechnungen wünschen möchten wir Sie auf die Beratungsangebote der Deutschen Rentenversicherung hinweisen.